Kho phụ tùng MRO đủ dùng lúc 2 giờ sáng mà không chôn vốn

Biểu mẫu thực hành miễn phí: Tải VMN_Quan_Ly_Ton_Kho_Phu_Tung_Min_Max_ROP.xlsx

Số liệu giả định minh họa (Illustrative / Simulated Data), nhằm hướng dẫn phương pháp tính; không phải dữ liệu nội bộ của bất kỳ nhà máy cụ thể nào.

Hai giờ sáng, máy dừng vì hỏng phớt. Kho có cả dãy vòng bi nhưng thiếu đúng bộ cần thay. Sáng hôm sau, Kế toán lại hỏi vì sao tồn kho cao. Trong tình huống giả định này, cả hai bên đều có lý: Bảo trì cần đúng món để phục hồi máy, còn Kế toán cần biết tiền đang bảo vệ rủi ro gì.

Mình sẽ bắt đầu bằng danh mục phụ tùng gắn với thiết bị, thay vì yêu cầu “mỗi loại giữ hai cái”. MRO là vật tư phục vụ bảo trì, sửa chữa và vận hành. Một kho MRO tốt cần trả lời được: thiếu món này ảnh hưởng gì, thường dùng thế nào, mua lại mất bao lâu, và đã có đơn nào đang về?

Ba lớp phân loại phải trả lời ba câu hỏi khác nhau

ABC trả lời tiền tiêu thụ tập trung ở đâu. Lấy lượng dùng trong một năm nhân đơn giá, rồi xếp giảm dần giá trị. Đơn giá cao chưa chắc thuộc A: một CPU PLC giá 14,5 triệu đồng nhưng không dùng trong năm có giá trị tiêu thụ bằng 0. Ngược lại, vòng bi giá 50.000 đồng dùng 730 cái tạo giá trị 36,5 triệu đồng. Đây là logic phân loại theo giá trị tiêu thụ, không phải theo hậu quả dừng máy. SAP MRP Monitor

XYZ trả lời nhu cầu có đều hay không. Workbook dùng hệ số biến thiên CV = độ lệch chuẩn mẫu / trung bình nhu cầu ngày, có tính cả ngày bằng 0. X là biến động thấp, Y trung bình, Z cao; ngưỡng minh họa lần lượt là 0,5 và 1,0. XYZ không phải phân loại thời gian giao hàng. Đổi từ dữ liệu ngày sang tháng có thể làm nhóm thay đổi, nên anh em phải giữ cùng kỳ đo khi so sánh. SAP về XYZ

VED trả lời thiếu hàng gây hậu quả gì. Trong ứng dụng tại xưởng này, V (Vital) là sống còn đối với an toàn hoặc chức năng sản xuất quan trọng, E (Essential) là thiết yếu nhưng có phương án chịu đựng tạm thời, D (Desirable) là có thể trì hoãn. Bảo trì và Vận hành cùng duyệt dựa trên máy dự phòng, thời gian dừng chấp nhận được và khả năng thay thế. VED định hướng mức dịch vụ và sàn dự phòng; không để nhóm C tự động đồng nghĩa với “không cần giữ”.

Lead time đứng riêng: thời gian từ yêu cầu bổ sung đến nhận được hàng đạt kiểm tra. Nó gồm duyệt mua, xử lý đơn, vận chuyển và nhập kho, không chỉ lời báo “giao ba ngày” của nhà cung cấp.

Với vật tư liên quan an toàn, mức dịch vụ 99% không cho phép vận hành thiếu bảo vệ; yêu cầu kỹ thuật và quy trình an toàn vẫn phải được tuân thủ.

Tính đủ các đại lượng trước khi đặt ngưỡng

Với vật tư có nhu cầu tương đối đều, workbook lấy dữ liệu đủ 365 ngày để tính:

μd: lượng dùng trung bình mỗi ngày, đơn vị cái/ngày hoặc đơn vị vật tư tương ứng.

σd: độ lệch chuẩn của lượng nhu cầu trong từng ngày.

L và σL: lead time trung bình và độ lệch chuẩn lead time, cùng dùng ngày lịch.

z: hệ số theo mức dịch vụ chu kỳ được duyệt; bảng VED minh họa dùng V = 2,326, E = 1,645, D = 1,282.

Safety stock, viết tắt SS, là tồn đệm cho bất định. Công thức áp dụng trong nhánh nhu cầu đều:

SS = z × √(L × σd² + μd² × σL²)

Nhánh này giả định nhu cầu ngày độc lập, tương đối ổn định; lead time độc lập với nhu cầu; tổng nhu cầu trong lead time gần phân phối chuẩn. z = 1,645 tương ứng xấp xỉ 95% chu kỳ không thiếu khi giả định phù hợp, không phải 95% độ sẵn sàng máy hay bảo đảm luôn có đồ. Peter L. King, APICS, bản lưu tại MIT

File làm tròn SS lên và lấy mức lớn hơn giữa kết quả với sàn SS đã duyệt. Sau đó:

ROP = làm tròn lên (μd × L + SS); Min = ROP.

Max = làm tròn lên (μd × (L + C) + SS).

ROP là điểm đặt hàng lại. C là số ngày nhu cầu phủ thêm để lựa chọn mức đặt lên Max. Đây là chính sách theo dõi sau mỗi xuất kho; C không phải số ngày được bỏ qua kiểm tra. Nếu chỉ rà tồn mỗi tuần, phải thiết kế lại cho khoảng bảo vệ gồm lead time cộng kỳ rà soát, không dùng nguyên công thức trên.

Ví dụ vì sao ô đỏ chưa chắc phải mua thêm

Mã MRO001 trong file là vòng bi 6205-2RS: μd = 2 cái/ngày, σd ≈ 0,633; L = 14 ngày, σL = 2 ngày, z = 1,645. SS tính được khoảng 7,648 cái, làm tròn thành 8 cái. ROP và Min bằng 36 cái. Chọn C = 14 ngày thì Max bằng 64 cái.

Tồn thực tế là 30 nên ô báo đỏ vì 30 ≤ 36. Tuy nhiên, 40 cái đang về và 4 cái đã giữ cho công việc chưa xuất. Vị thế tồn là:

30 + 40 − 4 = 66 cái.

Vì 66 cao hơn Min, đề nghị mua bằng 0. Nếu chỉ nhìn tồn thực tế rồi đặt thêm, anh em dễ mua trùng. Logic tính lượng khả dụng có cộng đơn mở, trừ nhu cầu đã cam kết và điều chỉnh bội lô cũng được mô tả trong tài liệu Oracle. File chủ động dùng điều kiện “≤ Min”; tài liệu Oracle dùng “< Min”. Oracle Inventory User’s Guide

Nhưng 66 không có nghĩa tối nay chắc chắn đủ hàng. Phải kiểm tra ngày về của 40 cái, số lượng còn mở và khả năng giao đúng hạn. Không cộng đồng thời phiếu đề nghị mua và đơn đặt hàng (PO) phát sinh từ cùng phiếu. “Giữ chỗ” chỉ gồm lượng chưa xuất; trừ lại lượng đã xuất sẽ làm nhu cầu bị tính hai lần.

Phụ tùng hiếm hỏng cần một quyết định khác

CPU PLC không có lượt dùng trong năm vẫn có thể cần một chiếc dự phòng nếu lỗi làm dừng dây chuyền và không có thiết bị thay thế. File để XYZ là N khi không phát sinh, không chia cho trung bình bằng 0. CPU mẫu có sàn SS = 1, ROP = 1, Max = 1 và tồn thực tế bằng 0, nên đề nghị bổ sung một chiếc.

Với phụ tùng gián đoạn, mình không ép công thức chuẩn cho ra một con số đẹp. File đếm ngày có nhu cầu, tính ADI bằng số ngày quan sát chia số ngày có dùng để nhắc xem xét. Khi biến động cao hoặc khoảng cách sử dụng vượt ngưỡng, chế độ ĐỀU bị chặn; anh em chuyển sang THỦ CÔNG và duyệt SS, ROP, Max.

Quyết định cần dựa vào BOM (danh mục vật tư cấu thành thiết bị), số máy dùng chung, số chiếc thay mỗi lần, khả năng sửa chữa, dự phòng nóng, hạn bảo quản và hậu quả thiếu. Một năm chưa hỏng không chứng minh năm tới không hỏng. Nhà cung cấp giao nhanh cũng chỉ giúp giảm rủi ro khi có hàng đúng mã, trực ngoài giờ và cam kết được kiểm chứng.

Dùng file để Bảo trì và Kế toán cùng ra quyết định

Trong VMN_Quan_Ly_Ton_Kho_Phu_Tung_Min_Max_ROP.xlsx, anh em thay dữ liệu mẫu bằng dữ liệu thật tại các ô xanh. Ngày không dùng nhập 0; thiếu dữ liệu để trống để file báo thiếu, không hợp thức hóa thành 0. Công thức khóa để tránh sửa nhầm; có thể bỏ bảo vệ sheet mà không cần mật khẩu.

Mỗi kỳ rà soát, hai bên đối chiếu nhóm A, vật tư V, hàng lâu không dùng, PO trễ và lần thiếu thực tế. Khi máy bị loại bỏ, phải xem lại phụ tùng riêng của máy đó. Khi tăng số máy, phải xem lại nhu cầu và sàn dự phòng. Giảm tồn nên bắt đầu từ mã trùng, hàng lỗi, mua lặp và mức Max không còn phù hợp, thay vì cắt đồng loạt một tỷ lệ.

Nếu anh em đang bận chữa cháy sự cố hoặc thiếu nhân lực chuyên trách, cần hỗ trợ về danh mục MRO, bảo trì thiết bị hay hệ thống MEP, có thể trao đổi với Công ty TNHH TMDV Cơ điện Ban Mai tại codienbanmai.com. Phạm vi khảo sát và khả năng cung ứng cần thống nhất cụ thể; một danh mục đúng và chính sách rõ thường hữu ích hơn một kho đầy nhưng không tìm được món cần dùng.